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Le contrat de syndic est la base de la relation entre le syndic et le syndicat des copropriétaires. Cette dernière s’est simplifiée par la mise en place du contrat ALUR conformément aux dispositions de la Loi du 10 juillet 1965 modifiée.
Il est maintenant prévu un forfait incluant tous les actes de gestion de la copropriété, en ce compris les frais de secrétariat et frais de copie des convocations et procès-verbaux des assemblées générales ordinaires.
Le contrat fixe la durée de la vacation contractuelle de tenue de l’assemblée générale ; au-delà de cette durée, le syndic pourra facturer prorata temporis sa vacation complémentaire. Le nombre de visite de la copropriété et l’éventuelle obligation d’établissement d’un rapport écrit sont également fixés.
En complément, le syndic pourra facturer des honoraires pour la gestion des :
Le contrat impose au syndic de tenir l’assemblée générale dans les 6 mois qui suivent la date de fin de l’exercice comptable.
Nous travaillons à maintenir des relations de proximité et de confiance avec les copropriétaires et les membres des Conseils Syndicaux.
Cela passe par un engagement à être disponible et apporter des réponses rapides aux mails et aux courriers de nos clients.
LA COMPTABILITE La comptabilité est traitée dans nos locaux ; les pièces comptables sont ainsi facilement accessibles à nos clients.
De plus, l’obligation d’offrir à nos clients un extranet a été optimisée. Les membres des conseils syndicaux ont ainsi accès à l’intégralité de la comptabilité du syndicat des copropriétaires en se connectant sur notre serveur dédié. Les pièces comptables sont scannées et donc consultables à loisir.
Nous avons fait le choix de la transparence complète dans une rigoureuse application de la règlementation comptable.
Nous proposons à nos clients de régler par chèques, virements ou prélèvements.
Les règlements des factures des fournisseurs sont réguliers et assurés après vérification et validation par le gestionnaire en charge du dossier.
La maîtrise des charges est devenue un axe prioritaire de notre travail. Cela implique une négociation régulière des contrats d’entretien et des appels d’offres auprès de prestataire régulièrement renouvelés pour assurer une saine mise en concurrence.
A l’occasion de travaux, les appels d’offres sont menés en accord avec les membres du conseil syndical auprès de différentes entreprises. Le but est de transmettre ensuite aux copropriétaires les éléments leur permettant de prendre les décisions permettant l’entretien de leur patrimoine en toute connaissance.
L’indépendance et la transparence totale vis-à-vis des entreprises intervenantes pour le compte des copropriétés est garantie.
Le syndic doit également s’assurer que les entreprises soumissionnaires sont assurées et qualifiées pour les travaux auxquelles elles établissent des devis. Lorsque cela est nécessaire, une police d’assurance dommage est souscrite au nom du syndicat des copropriétaires.
Nous assurons le suivi des sinistres et les éventuels recours à l’encontre de l’assurance du syndicat des copropriétaires.
Il est important de rappeler que l’application, depuis le 1er juin 2018, de la nouvelle convention IRSI, en remplacement de l’ancienne convention CIDRE. Elle modifie les règles d’indemnisation des sinistres dégâts des eaux et incendies d’un montant inférieur à 5000 € HT.
La Convention IRSI a un impact important dans la gestion des sinistres privatifs. Le sinistre touchant un local privatif occupé est géré par l’assureur de l’occupant, quelle que soit sa qualité (propriétaire, locataire, copropriétaire, occupant, occupant à titre gratuit).
Nous veillons à ce que le syndicat des copropriétaires soit correctement indemnisé en cas de sinistre et essayons de préserver la sinistralité afin d’éviter de subir en conséquence des augmentations de primes les années suivantes.
L’assemblée générale est un des moments importants dans la vie des copropriétés et permet au syndic de rencontrer ses clients et rendre compte de sa gestion.
L’ordre du jour et les budgets proposés sont établis avec la participation et l’accord des membres du Conseil Syndical. Les comptes ont été préalablement validés par les copropriétaires en charge du contrôle annuel. Pour les copropriétés possédant une loge, l’émargement des convocations est privilégié.
Le procès-verbal est rédigé en séance et signé par les membres du bureau. Il est notifié dès le lendemain de l’assemblée générale et immédiatement intégré à l’extranet et donc accessible à tous.
Les décisions prises sont mises en œuvre en informant régulièrement les copropriétaires concernés de l’avancement du dossier.
Le recouvrement des charges est assuré avec rigueur par notre service comptable en liaison directe avec le gestionnaire en charge de la copropriété.
Souvent mal perçu par les clients, il est pourtant indispensable à la saine gestion des copropriété et l’équité entre les copropriétaires. Conformément à la loi, une première relance sans frais est transmise. En cas de persistance de l’impayé, elle est suivie d’une mise en demeure, puis éventuellement d’un commandement de payer.
Nous travaillons à maintenir un faible niveau d’impayés et de procédures de recouvrement dans les copropriétés gérées.
Le changement de syndic est toujours un moment particulier dans la vie d’une copropriété. Bien qu’encadré par la Loi du 10 juillet 1965, il implique une période plus ou moins longue de transition. Elle correspond à la passation entre les deux syndics et à l’analyse de l’ensemble des éléments administratifs et comptables à recevoir.
Cette période est une source d’inquiétude des clients et particulièrement quant à la continuité de gestion et au règlement des éventuels salaires et factures qui deviendraient exigibles.
Au-delà de la comparaison des propositions de contrats et du montant des honoraires proposés, les clients cherchent chez leur nouveau prestataire une gestion de qualité et de l’attention.
Il n’est malheureusement pas possible de tester un syndic et un changement trop régulier n’est pas propice à une bonne gestion des dossiers.
Au-delà des éventuels engagements écrits, la recommandation est la meilleure publicité pour un administrateur de biens. Nos clients, satisfaits de la gestion de leur copropriété, nous recommandent à leurs proches en quête d’un nouveau syndic.
En cas de prise de contact spontanée, nous pouvons solliciter nos clients, membres de Conseil Syndicaux, pour expliquer notre mode de fonctionnement et rassurer ceux qui nous sollicitent sur notre sérieux.
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